Nachhaltigkeitsberichtspflicht: Was kann man tun den Aufwand geringzuhalten?

Viele mittelgroße Unternehmen des Mittelstandes sind ab 2025 verpflichtet einen Nachhaltigkeitsbericht (Nachhaltigkeit im Folgenden „NH“) als Teil des Lageberichtes des Jahresabschlusses erstellen zu müssen. Für sich betrachtet ist diese Pflicht ein „vom Gesetz verlangter Mehraufwand, der zusätzliche Kosten verursacht und Kapazitäten bindet und vordergründig dem Geschäft keinen Nutzen bringt“. Wenn man diese Grundeinstellung dazu aufrechterhält und einen Bericht gemäß den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer erstellt, wird es sicher eintreten, dass die Organisation ohne Mehrwert extrem belastet wird. Folgendes möchte ich diesen „Skeptikern“ mit auf dem Weg geben:

• Machen Sie sich klar, dass Sie diese gesellschaftlichen Umbrüche nicht mehr zurückdrehen können. Die wesentlichen Transformationen sind im Grundsatz von den Parlamenten in Europa beschlossen und werden von einer breiten Mehrheit, meist getrieben von dem spürbaren Klimawandel, mitgetragen.
• Der Pflichtbericht gemäß ESRS fordert die Erhebung von Daten und die Erstellung von Erklärungen und Dokumenten in allen Bereichen Ihres Unternehmens. Das ist nicht nur eine Last, sondern eine riesige Chance. Alle Verantwortungsträger in Ihrem Haus können beteiligt werden. Durch eine systematische Herangehensweise und eine konsequente Delegation in die Verantwortungsbereiche mit einer koordinierenden Hand in oder an der Seite der Leitung ist die Belastung für jede:n Einzelne:n wenig spürbar. Viele Beteiligte werden durch Verantwortungsübertragungen zur NH des Unternehmens sogar zusätzlich motiviert!
• Für das Management der NH-bezogenen Daten sollten Sie tatsächlich in zusätzliche Software investieren, die an Ihre bestehenden ERP-Lösungen angedockt werden kann. Gute NH-IT-Lösungen können, nachdem sie mit einem größeren Einmalaufwand aufgesetzt wurden, zukünftig „per Knopfdruck“ den CSRD-konformen NH-Bericht nach ESRS erstellen, vergleichbar, wie es Ihre Finance-Systeme bei der Bilanzerstellung leisten.

Wenn Sie entscheiden, sich jetzt dem systematischen Nachhaltigkeits-Management „zu stellen“, dann beachten Sie folgende Check-Liste, um von vornherein den Aufwand niedrig zu halten:

1. Bilden Sie mit ein paar Verantwortungsträgern aus den Bereichen Produktion, Logistik, Qualitätsmanagement, Marketing und HR ein NH-Team.
2. Verschieben Sie kurzfristig geplante NH-Projekte (z.B. PV-Anlagen, Investitionen in Fuhrpark oder Maschinen zur Energieeffizienz-Erhöhung o.ä.) um wenige Monate, damit diese in die gemäß Pflicht-Bericht dokumentierten zukünftigen NH-Erfolge einzahlen.
3. Investment: Führen Sie zusammen mit dem NH-Team in wenigen Workshop-Stunden eine Bestandsaufnahme der NH-Aspekte Ihres Unternehmens intern und entlang der Wertschöpfungskette durch. Zusammen mit einer:m erfahrenen NH-Berater:in unter Verwendung von einschlägigen Checklisten (beispielsweise den ZNU-Nachhaltigkeits-Check) erhalten Sie einen ersten Überblick welche NH-Aspekte in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden sind und welche kritischen Baustellen bestehen.
4. Investment: Führen Sie auf Basis des Checks ggf. mit Moderation und Dokumentation durch eine:n fachlich versierte:n NH-Experten:in mit dem NH-Team die doppelte Wesentlichkeitsanalyse zur Ermittlung Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie durch. Diese ist Pflichtteil des NH-Berichts.
5. Ergebnis: Schließen Sie durch die Wesentlichkeitsanalyse die nicht-wesentlichen NH-Aspekte für Ihre Berichtspflicht ESRS-konform aus und sparen sie sich hierfür die notwendigen Dokumentationen und Datenerhebungen.
6. Ergebnis: Machen Sie sich klar, dass Sie nicht „nachhaltig“ werden können. Sie können nur Ihr Unternehmen so aufstellen, dass Sie kontinuierlich daran arbeiten nachhaltiger zu werden. Die gesetzlichen Regelungen (CSRD) fordern im Prinzip nur das.
7. Investition: Setzen Sie eine NH-Software ein (z.B. leadity, envoria oder Erweiterungen durch Ihren ERP-Anbieter) und „füttern“ Sie das System zusammen mit Ihrer IT und dem NH-Team mit den Datenpunkten der wesentlichen NH-Aspekte Ihres Unternehmens.
8. Investition: Allerdings kommen Sie nicht daran vorbei hierfür Kapazitäten zu schaffen. In kleineren und mittleren Unternehmen ab 50 Mitarbeitende ist meine Erfahrung, dass Sie ca. eine halbe Stelle für die Koordination des NH-Managements brauchen, ab 200 wohl eine Vollzeitkraft. Ein hoher Grad der Mitwirkung aller Beschäftigten kann den Aufwand reduzieren.
9. Ergebnis: Ein:e NH-Beauftragte:r muss kein:e Expert:in für NH sein, sondern findet sich meistens durch engagierte Mitarbeitende im NH-Team. Diese Kraft kann Fortbildungen erhalten (beispielsweise zum ZNU-NH-Manager), muss eng an die Geschäftsleitung angebunden sein und abteilungsübergreifende Kompetenzen erhalten.
10. Ergebnis: Setzen Sie jetzt die Planung Ihrer Projekte fort und überprüfen erneut die Prioritäten. Vielleicht ist eine vor dem systematischen NH-Vorgehen geplante Investition nicht wesentlich!

Meine Empfehlung ist: Engagieren Sie sich in Verbänden und Wirtschaftsinitiativen zum Thema „Grüne Transformation„. Die Handelskammern bieten Informationsveranstaltungen an. Eine Mitgliedschaft beim B.A.U.M. eV kann zusätzliche Erkenntnisse liefern. Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmer:innen aus. Stellen Sie dabei fest, dass andere gute Erfahrungen machen mit ihren Transformationsinitiativen oder auch, dass Sie vielleicht in einigen Aspekten schon weiter sind als andere.

Gerne begleite ich Ihren Weg als Ihr externer NH-Experte. Ich achte darauf, dass Sie den Aufwand für Ihren NH-Bericht geringhalten. Ich sorge dafür, dass derjenige Aufwand, den Sie betreiben müssen, so sinnvolle Ergebnisse liefert, dass diese über den Pflichtbericht hinaus Nutzen für das ganze Unternehmen schaffen. Sprechen wir drüber? Dann kontaktieren Sie mich hier: info@torsten-spill.de.