In vielen Unternehmen herrscht Chaos im Dokumenten- und Datenmanagement: Wichtige Berichte liegen in undurchsichtigen Ordnerstrukturen, Versionsnummern fehlen, und kryptische Dateinamen geben keine Hinweise auf den Inhalt. Oft hat nur eine Person den Überblick – fällt diese aus, beginnt das große Suchen. Ganze Teams verlieren in Audits oder im Alltag viel Zeit, weil sie lange nach Unterlagen suchen müssen. Diese ineffiziente Organisation kostet Ressourcen und erzeugt unnötigen Frust. Doch mit ein paar gezielten Änderungen und den richtigen Tools lässt sich das leicht verbessern. Hier sind einige einfache, aber effektive Ansätze, die Unternehmen das Leben leichter machen und sowohl Ordnung als auch Nachvollziehbarkeit ins Datenmanagement bringen:
Zeit für die Strukturierung und jährliche Aktualisierung einplanen
Effizientes Dokumentenmanagement beginnt mit einem klaren Konzept: Nehmen Sie sich zu Beginn ausreichend Zeit, um eine durchdachte und aufgeräumte Datenstruktur zu entwickeln, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Statt die Ablage „nebenbei“ wachsen zu lassen, sollte die Struktur vorab konzipiert und dokumentiert werden. Planen Sie außerdem feste Termine ein, um die Datenstruktur mindestens einmal jährlich zu überprüfen und auf das neue Jahr anzupassen. So bleibt das System auch langfristig übersichtlich und flexibel genug, um künftige Anforderungen aufzufangen.
Einfache Dateinamen
Die Dateinamen sollten klare, konsistente Konventionen nutzen. Statt kryptischer Bezeichnungen sollten Dokumente benannt werden, sodass deren Inhalt und Stand sofort verständlich ist (z. B. „2024-11-13_Umweltpolitik_V1.pdf“). Dieses kleine Detail bringt auf Dauer enorme Effizienzgewinne. Ändern Sie bei jeder Änderung der Inhalte das Datum im Dateinamen.
Zentrale Dokumentenablage und einfache Zugriffssteuerung
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) wie DocuWare, Microsoft SharePoint oder EcoDMS bietet den großen Vorteil, dass Dokumente zentral abgelegt und Zugriffsrechte präzise gesteuert werden können. Damit vermeiden Unternehmen, dass wichtige Dateien in persönlichen Ablagen „versteckt“ bleiben oder doppelt existieren. Außerdem ermöglicht eine zentrale Ablage, dass alle berechtigten Personen jederzeit Zugriff haben, ohne erst bei Kolleg:innen anfragen zu müssen.
Automatisierte Versionskontrolle und Historie
Um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, sollten alle relevanten Systeme eine automatische Versionskontrolle anbieten. Dies erleichtert die Rückverfolgung und gibt den Verantwortlichen Sicherheit, dass sie mit der aktuellen Version arbeiten.
Erinnerungen und Fristenmanagement
In Audits oder Zertifizierungen sind Aktualität und Vollständigkeit von Dokumenten unverzichtbar. Tools wie die leadity-App bieten die Möglichkeit, Fristen und automatische Erinnerungen zu setzen. So werden Teammitglieder proaktiv informiert, wenn ein Dokument aktualisiert werden muss. Solche Erinnerungen sind gerade für regelmäßige Berichte oder Protokolle nützlich und reduzieren den Aufwand, der für ständige Nachfragen und Suchaktionen nötig wäre.
Klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Schulungen
Ein sauberes Dokumenten- und Datenmanagement kann nur funktionieren, wenn die Mitarbeitenden es aktiv umsetzen und verstehen. Dafür sind regelmäßige Schulungen wichtig, und es sollte pro Dokumentenbereich eine Person verantwortlich sein, die den Überblick behält.
Nutzung von Tools für das Management-System
Unternehmen, die ihre Dokumentenflut effizient bewältigen, profitieren von spezialisierten Management-Tools. Die leadity-App, beispielsweise, unterstützt gezielt das Nachhaltigkeitsmanagement und erlaubt es, Dokumente entlang des Managementsystems („P-D-C-A“-Zyklus) übersichtlich abzulegen und mit Fristen und Versionen zu versehen. Eine übersichtliche Oberfläche und leistungsfähige Funktionen machen es sogar möglich, die für Audits erforderlichen Daten und Dokumente griffbereit und strukturiert zu halten. Die Software kann aus diesen Daten sogar die erforderlichen Nachhaltigkeitsberichte direkt generieren.
Interne Audits und Best Practices
Bei den in den Management-Systemen pflichtmäßigen interne Audits sollte explizit auch der Stand des Dokumenten- und Datenmanagements überprüft werden. Diese Überprüfungen geben Aufschluss über Schwachstellen, bevor sie in externen Audits auffallen, und bieten Gelegenheit, Anpassungen direkt vorzunehmen.
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Ein gut organisiertes Dokumenten- und Datenmanagement spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Statt wertvolle Ressourcen mit Suchen und Sortieren zu verschwenden, können Unternehmen mit einer strukturierten Ablage und den richtigen Tools den Weg für ein effizientes und nachhaltiges Management ebnen.